हमारी दुनिया और संचार तेजी से डिजिटल होते जा रहे हैं, जिनमें ईमेल सबसे आम है संदेश भेजने का साधन . जैसा कि कहा गया है, हममें से कुछ लोगों ने इस माध्यम में पूरी तरह से महारत हासिल नहीं की है - यह महसूस किए बिना कि हमने कोई अपराध किया है, पैर की उंगलियों पर कदम रखना अभी भी बहुत आसान है। इसीलिए, यदि कभी आपका ईमेल आदान-प्रदान गड़बड़ा गया हो, तो यह आपकी ईमेलिंग आदतों का जायजा लेने का समय हो सकता है। हमने यह जानने के लिए शिष्टाचार विशेषज्ञों से जांच की कि किस प्रकार के 'विनम्र' ईमेल से सबसे अधिक ठेस पहुंचने की संभावना है। यह जानने के लिए पढ़ें कि क्या आप ये आठ सामान्य गलतियाँ कर रहे हैं।
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1 आलोचनात्मक प्रतिक्रिया
यदि आपके काम का हिस्सा दूसरों को फीडबैक देना है, तो अपने विचारों को ईमेल में डालना सबसे आसान और दयालु लग सकता है। तथापि, जोड़ी आरआर स्मिथ , के संस्थापक मैनर्समिथ शिष्टाचार परामर्श का कहना है कि यह वास्तव में एक बड़ी भूल है।
'हमारे पारस्परिक संचार के तीन प्रमुख घटक हैं। वे हैं शरीर की भाषा , आवाज का लहजा, और हमारे द्वारा उपयोग किये जाने वाले शब्द। संदेश जितना अधिक व्यक्तिपरक होगा, उतना ही अधिक हम इन तीनों का उपयोग करना सुनिश्चित करना चाहेंगे,' वह बताती हैं सर्वश्रेष्ठ जीवन।
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इसीलिए किसी भी आलोचनात्मक प्रतिक्रिया को व्यक्तिगत बातचीत के रूप में पेश किया जाना चाहिए, भले ही वह इसे अधिक व्यक्तिगत लगे। वह नोट करती है, 'यह देने वाले को यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि संदेश प्राप्त हो गया है और प्राप्तकर्ता को स्पष्ट प्रश्न पूछने की अनुमति देता है।'
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2 'बस अनुसरण कर रहा हूँ' बहुत जल्दी
किसी ऐसे ईमेल का अनुसरण करना विनम्र लग सकता है जिसका अभी तक कोई उत्तर नहीं मिला है, लेकिन जूल्स हेयरस्ट , के संस्थापक शिष्टाचार परामर्श , का कहना है कि यदि आप ऐसा बहुत जल्दी करते हैं, तो आप निश्चित रूप से अपराध का जोखिम उठा रहे हैं।
वह बताती हैं, 'अनुवर्ती कार्रवाई करना महत्वपूर्ण है, लेकिन जब यह बहुत जल्दी किया जाता है तो प्राप्तकर्ता को हड़बड़ी महसूस होती है या विश्वास की कमी महसूस होती है - ये दोनों ही अपमानजनक हैं।'
3 देर रात के संदेश
यदि आप कोई व्यावसायिक ईमेल भेज रहे हैं, तो व्यावसायिक घंटों के दौरान ऐसा करना सबसे अच्छा है। यह प्राप्तकर्ता को संकेत देता है कि जब वे काम से बाहर हों तो आप उनसे यह अपेक्षा नहीं करते हैं कि वे आपको जवाब देंगे।
हालाँकि, हर्स्ट का कहना है कि यह नियम अधिक सामान्यतः भी लागू होना चाहिए। वह कहती हैं, जब तक वह व्यक्ति आपके जवाब का इंतजार नहीं कर रहा हो या ईमेल समय के प्रति संवेदनशील न हो, आपको देर रात ईमेल करने से पूरी तरह बचना चाहिए।
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वह सुझाव देती हैं, 'ईमेल के लिए आपके पास एक कटऑफ समय होना चाहिए ताकि आप लोगों को देर रात तक परेशान न करें।' 'कुछ लोगों की सूचनाएं चालू रहती हैं और जब भी आप ईमेल भेजते हैं तो वे 'बंद' हो जाती हैं। किसी को ठेस न पहुंचाने के लिए अगली सुबह जाने के लिए अपने ईमेल शेड्यूल करें।'
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4 बॉस को CC'ing कर रहा हूँ
चीजों को अपने पक्ष में करने के लिए ईमेल पर किसी बॉस या सहकर्मी की रणनीतिक रूप से नकल करना कार्य ईमेल के संबंध में सबसे गंभीर अपराधों में से एक है। हालाँकि, यदि आप केवल सभी संबंधित पक्षों को शामिल करना चाहते हैं तो आपको यह एहसास नहीं होगा कि आप गणना का आभास दे रहे हैं। ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb
'यदि कोई आपके ईमेल का जवाब नहीं दे रहा है, तो एक और अनुरोध और सीसी भेजना अपमानजनक है: उस व्यक्ति का बॉस जो आप चाहते हैं उसे करने का प्रयास कर रहा है। किसी को भी बातचीत पसंद नहीं है। यदि आप ईमेल पर कुछ तय नहीं कर सकते हैं, तो उठाएँ फ़ोन करें और इसे इस तरह से हल करने का प्रयास करें,' हर्स्ट सलाह देते हैं।
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5 'मुझे यकीन नहीं है कि आपने मेरा आखिरी ईमेल देखा होगा...'
आप सोच सकते हैं कि इस तरह से ईमेल शुरू करने से प्राप्तकर्ता को उनकी गैर-प्रतिक्रिया के लिए परेशानी का सामना करना पड़ता है, लेकिन वास्तव में यह उनकी त्रुटि को सामने लाता है।
हेयरस्ट कहते हैं, 'यह बयान देने का मतलब है कि प्राप्तकर्ता आपके ईमेल का जवाब न देकर अपने काम की उपेक्षा कर रहा है।' 'यह मत समझो कि वे कुछ भी नहीं कर रहे हैं। हो सकता है कि हाथ में और भी महत्वपूर्ण मुद्दे हों।'
6 पढ़ने की रसीद के साथ कुछ भी
पढ़ी गई रसीदें प्रेषक को यह जानने की अनुमति देती हैं कि क्या कोई ईमेल खोला गया है - लेकिन हर्स्ट इस ट्रैकिंग टूल का उपयोग करने के खिलाफ सलाह देते हैं: 'ईमेल खोलने से ज्यादा अपमानजनक कुछ भी नहीं है जब यह बताया जाए कि प्रेषक ने पढ़ने की रसीद का अनुरोध किया है। किसी को भी निगरानी करना या महसूस करना पसंद नहीं है जैसे उन पर भरोसा नहीं किया जाता।'
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लॉरेन ग्रे लॉरेन ग्रे न्यूयॉर्क स्थित लेखक, संपादक और सलाहकार हैं। पढ़ना अधिक
