जब ईमेल की बात आती है, तो आप सोच सकते हैं कि आपको पता है कि सभी को पता है। आखिरकार, हम में से अधिकांश 121 ईमेल भेजते हैं और प्राप्त करते हैं प्रति दिन टेक मार्केट रिसर्च फर्म के अनुसार रैडिसिटी ग्रुप । लेकिन भले ही आप अपने इनबॉक्स में प्रत्येक दिन की मेहनत का एक महत्वपूर्ण हिस्सा खर्च करने की संभावना रखते हैं, फिर भी आप शायद एक या दो सीख सकते हैं। असल में, ईमेल शिष्टाचार नियमों का एक टन है जो नियमित रूप से आपकी संपर्क सूची में आपको और अन्य लोगों को भरपूर मात्रा में निकालते हैं। सुनिश्चित करें कि आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से विनम्र होना चाहते हैं? यहां ईमेल के 17 सुनहरे नियम दिए गए हैं जो आप शायद नहीं जानते, लेकिन जानने की जरूरत है।
1 उस मिनट का जवाब दें जो आपको ईमेल मिलता है, भले ही आपको अधिक समय की आवश्यकता हो।
Shutterstock
किसी ने भी ईमेल भेजने के बाद प्रतिक्रिया नहीं दी है। वास्तव में, एक 2018 सर्वेक्षण सलाहकार फर्म द्वारा आयोजित किया गया Toister प्रदर्शन समाधान पता चला कि 41 प्रतिशत लोगों ने अपने सहकर्मियों से एक घंटे के भीतर ईमेल प्रतिक्रिया की उम्मीद की। (अब अपने लेखा विभाग को माफी नोट्स तैयार करना शुरू करें!)
बेशक, कुछ ईमेल प्रतिक्रियाएं आपको अपने विचारों को चबाने के लिए बुलाती हैं, और एक मापा संदेश का मसौदा तैयार करती हैं। उन मामलों में, समाधान आसान है: प्रेषक को यह बताने के लिए मिनटों के भीतर जवाब दें कि आपको उनका संदेश मिला है, लेकिन चीजों को छांटने के लिए थोड़ा और समय चाहिए। इस तरह, वे जानते हैं कि आपने उनके ईमेल को ध्यान में रखा है और केवल उन्हें अनदेखा नहीं कर रहे हैं।
2 सावधानी के साथ 'सभी का जवाब दें' का उपयोग करें।
Shutterstock
'जवाब' और 'जवाब सभी' विकल्पों के बीच एक महत्वपूर्ण अंतर है। और फिर भी, कई ईमेल उपयोगकर्ता दुर्भाग्य से इसका एहसास नहीं करते हैं। यदि आप उनमें से एक हैं, तो यह जान लें कि जब आप बाद वाले को चुनते हैं, तो प्रत्येक प्राप्तकर्ता जो मूल संदेश पर CC'd था, आपकी प्रतिक्रिया प्राप्त करता है - और, अधिक बार नहीं, आपको हर किसी के इनबॉक्स में बाढ़ की आवश्यकता नहीं है।
ये अनावश्यक सामूहिक संदेश इस तरह के एक संकट हैं, उनका वर्णन करने के लिए एक बोलचाल की अवधि है: ' उत्तर सर्वोपचार । ' इसलिए, अगली बार जब आप एक सामूहिक ईमेल का जवाब दे रहे हों, तो विचार करें कि वास्तव में आपकी प्रतिक्रिया को पढ़ने की जरूरत है: पूरी कंपनी या सिर्फ मूल प्रेषक?
3 यदि आप किसी से प्रतिक्रिया चाहते हैं, तो उन्हें सीसी न करें।
शटरस्टॉक / जैकब लंड
जब आप किसी को ईमेल पर CC करते हैं - जिसका अर्थ है कि आप उन्हें 'कार्बन कॉपी' कर रहे हैं - यह आमतौर पर इंगित करता है कि आप उन्हें बातचीत पर लूप रखना चाहते हैं, लेकिन जरूरी नहीं कि आप उनसे प्रतिक्रिया की तलाश कर रहे हों। और, प्रशिक्षण पेशेवर के रूप में डैनियल वाल्ज़ चेताते हैं, CC विकल्प का दुरुपयोग संचार मुद्दों को जन्म दे सकता है।
'अपने सहयोगियों को कई ईमेल में सीसी-आईएनजी करके, वे आपके ईमेल को महत्वपूर्ण रूप से देखना बंद कर सकते हैं और उन्हें सीधे' संदर्भ फ़ोल्डर 'में रख सकते हैं या बाद के फ़ोल्डर में पढ़ सकते हैं,' 'उसने एक में लिखा था लिंक्डइन पद। 'इससे भविष्य में महत्वपूर्ण जानकारी छूट सकती है।'
इसलिए, यदि आप किसी से प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं, तो अपना ईमेल पता 'टू' फ़ील्ड में डालें, और 'सीसी' फ़ंक्शन का उपयोग संयम से करें।
4 समझें कि बीसीसी का उपयोग कब और कहां नहीं करना है।
Shutterstock
BCC फ़ील्ड और भी अधिक जटिल है, यहां तक कि सबसे अनुभवी ईमेल उपयोगकर्ताओं को भी लगातार विकसित करना है। लेकिन चलो इसे तोड़ दें: BCC 'ब्लाइंड कार्बन कॉपी' के लिए खड़ा है, इसलिए, जबकि यह CC-ing के समान है, BCC-ing उस व्यक्ति के ईमेल को अन्य प्राप्तकर्ताओं को प्रदर्शित नहीं करता है, जिसका अर्थ है कि चेन पर कोई और आपको नहीं देखेगा उन्हें शामिल किया।
तो बीसीसी का उपयोग करना कब ठीक है? हिलेल फुल का इंक पत्रिका का कहना है कि यह बड़े पैमाने पर ईमेल के लिए या जब कोई आपको ईमेल के माध्यम से किसी और से परिचय कराता है।
'हर दूसरे मामले में, जब आप किसी को ईमेल करते हैं और बीसीसी किसी और को ईमेल करते हैं, तो आप बेईमान हो जाते हैं - जैसे है या नहीं,' फुलड नोट्स। 'आप व्यक्ति एक्स को ईमेल कर रहे हैं और उन्हें जाने बगैर, आपकी बातचीत पर पर्सन वाई को अवगत कराते हैं। व्यक्ति X को इस बात का कोई अंदाजा नहीं है कि कोई और व्यक्ति इस ईमेल को पढ़ रहा है, जब वास्तविकता में, आपने चुपके से इसे किसी और को भेज दिया। '
5 विस्मयबोधक चिह्न का प्रयोग संयम से करें।
Shutterstock
अपने ईमेल में विस्मयबोधक चिह्न को इधर-उधर फेंकना आसान है, लेकिन कोशिश करें कि ए न बनाएं आदत इसका। हालांकि वे ऐतिहासिक रूप से उत्साह का संकेत देने के लिए उपयोग किए जाते हैं, ईमेल में, विस्मयादिबोधक चिह्न आसानी से ध्वन्यात्मकता या निष्क्रिय आक्रामकता के लिए गलत हो सकते हैं।
एक कुत्ते का सपना जो मुझे काटने की कोशिश कर रहा है
'[A] ईमेल में अनावश्यक विस्मयादिबोधक चिह्न का उपयोग आपके पाठ के अंतर्निहित अर्थ को आसानी से नष्ट कर सकता है,' अन्ना वेरासाई पर बताते हैं एचआर डाइजेस्ट । 'इसका उपयोग केवल तब करें जब आपको किसी ऐसी चीज पर जोर देने की आवश्यकता हो जो महत्वपूर्ण हो। इस बारे में सोचें कि जब वे इसे पढ़ते हैं तो आपका पाठक संदेश की व्याख्या कैसे कर सकता है। '
6 अपने हास्य के प्रयोग से सतर्क रहें।
Shutterstock
हर कोई प्यार करता है अच्छा चुटकुला हर अब और फिर, लेकिन क्योंकि टोन गलत समझा जा सकता है जब व्यक्ति में संगत नहीं है, यह सबसे अच्छा है कि आपके ईमेल से चुटकुले छोड़ दें। 'एक फोन कॉल या व्यक्ति के लिए हास्य आरक्षित,' व्यापार लेखन प्रोफेसर, डेविड सिल्वरमैन में लिखा है हार्वर्ड व्यापार समीक्षा । 'इस तरह, जब वहाँ लाइन के दूसरे छोर पर या सम्मेलन की मेज के बहुत दूर तक स्तब्ध खामोशी थी, तो मैं कह सकता था,' मुझे लगता है कि आप महसूस नहीं कर सकते कि मैं खुद को कितना मज़ेदार मानता हूँ, और यह देखते हुए, कि मुझे विश्वास है कि मैं अब रुकूंगा। ''
लेकिन गंभीरता से: 2005 में प्रकाशित एक निर्णायक अध्ययन व्यक्तित्व और सामाजिक मनोविज्ञान का अख़बार पता चला है कि, जबकि प्रेषकों ने भविष्यवाणी की थी कि उनके प्राप्तकर्ता अपने स्वर को 80 प्रतिशत तक सही ढंग से समझ सकते हैं, प्राप्तकर्ता वास्तव में केवल 56 प्रतिशत स्वर को ही सही ढंग से पढ़ पा रहे थे।
7 कठबोली छोड़ो।
Shutterstock
त्वरित संदेश के उदय के साथ, के संक्षिप्त रूप अंग्रेजी भाषा अधिक व्यापक रूप से इस्तेमाल हो गए हैं - जैसे 'यू' के लिए 'यू,' या 'वाना' के बजाय 'चाहते हैं।' लेकिन, जैसे हास्य ईमेल आने पर अक्सर चिपकता नहीं है, खिचड़ी भाषा एक समान नहीं है। एक के अनुसार वनपॉल सर्वेक्षण में, 37 प्रतिशत लोगों ने सोचा कि कार्यस्थल में स्लैंग का उपयोग अस्वीकार्य है, और 55 प्रतिशत ने कहा कि 'लोल' को छोड़ दें जब यह आपके बॉस को ईमेल करने की बात करता है।
8 विषय पंक्ति पर ध्यान दें।
Shutterstock
विषय लाइनें सरल हैं, लेकिन आवश्यक हैं। और चूंकि अधिकांश ईमेल पर पढ़ा जाता है मोबाइल उपकरण ईमेल वितरण कंपनी के अनुसार-55 प्रतिशत वापसी का पथ - यह उन्हें नाखून के लिए महत्वपूर्ण है। लघु, संक्षिप्त और प्रत्यक्ष विषय रेखाएँ सर्वोत्तम हैं। आपके ईमेल का उद्देश्य स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए और आपको इसे पाँच शब्दों या उससे कम तक सीमित करना चाहिए, क्योंकि मोबाइल डिवाइस उसके बाद किसी भी शब्द को काट देते हैं।
9 एक हस्ताक्षर शामिल करें।
Shutterstock
क्या आपने कभी किसी से एक ईमेल प्राप्त किया है और सोचा है, 'यह कौन है से ? ' हालांकि प्रेषक का पता आपको कुछ सुराग दे सकता है कि वे कौन हैं, कभी-कभी यह पर्याप्त नहीं है। आपके ईमेल के अंत में एक हस्ताक्षर तुरंत प्राप्तकर्ता को सूचित कर सकता है कि आप कौन हैं, आप क्या करते हैं, और वे आगे आपसे कैसे संपर्क कर सकते हैं।
एकीकृत विपणन एजेंसी के लोग उदासीन कहते हैं कि एक ईमेल हस्ताक्षर बॉक्स है, 'किसी व्यक्ति को हर बार जब आप एक ईमेल भेजते हैं तो एक व्यवसाय कार्ड सौंपना।' यदि आपके पास अभी तक एक नहीं है, तो एक हस्ताक्षर जोड़ें जिसमें आपका पूरा नाम, स्थिति, फोन नंबर, ईमेल, वेबसाइट और एक व्यवसाय का लोगो शामिल हो।
10 को चूमने के लिए याद रखें (यह कम रखने के लिए और सरल)।
Shutterstock
KISS विधि कुछ हम में से ज्यादातर प्राथमिक स्कूल में सिखाया जाता था है, लेकिन यह किसी भी बाद के जीवन में कम आवश्यक है मतलब नहीं है कि। बुमेरांग एक ईमेल उत्पादकता ऐप के लिए, अधिक ईमेल प्रतिक्रियाओं को प्राप्त करने के लिए प्रमुख तरीकों पर शोध किया। उनकी सबसे बड़ी टेकवे? यह लिखना सबसे अच्छा है कि आप आठ साल के हैं।
उनके शोध में पाया गया कि तीसरी कक्षा के पढ़ने के स्तर पर लिखे गए ईमेलों में कॉलेज पढ़ने के स्तर पर लिखे गए लोगों की तुलना में 36 प्रतिशत अधिक प्रतिक्रिया व्यक्त की गई।
11 अटैचमेंट पर ध्यान दें।
Shutterstock
अनुलग्नक कभी-कभी ईमेल प्रक्रिया का एक आवश्यक हिस्सा होते हैं, लेकिन आपको यह अच्छी तरह से पता होना चाहिए कि परित्याग के साथ संलग्न करने से पहले उनका उपयोग कैसे करें। लंबी ईमेल श्रृंखलाओं में, वे कभी-कभी किसी का ध्यान नहीं जा सकते हैं या अनदेखा कर सकते हैं, और अप्रत्याशित संलग्नक भी बंद हो जाते हैं क्योंकि प्राप्तकर्ता इलेक्ट्रॉनिक वायरस से सावधान रहते हैं।
सबसे अच्छा उपाय यह है कि आप अपने ईमेल के बॉडी में अपने अटैचमेंट को कॉल करें। व्याकरण संबंधी अटैचमेंट प्राप्त करने वालों को सूचित करने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप अपने ईमेल के अंत में एक संदेश शामिल करें, जो 'मुझे संलग्न [आइटम]' की तर्ज पर कुछ कहता है या कृपया अधिक जानकारी के लिए संलग्न [आइटम] को देखें। । '
12 अपने फ़ॉन्ट को मानकीकृत करें।
Shutterstock
जबकि फॉन्ट स्टाइल और रंगों के साथ खेलना मज़ेदार हो सकता है, पेशेवर दुनिया में चमकदार गुलाबी कॉमिक सैंस के लिए कोई जगह नहीं है। जैसा कि यह पता चला है, जब डिजिटल संचार की बात आती है, तो फॉन्ट का उपयोग बेहद महत्वपूर्ण है कॉलिन व्हील्डन , के लेखक प्रकार और लेआउट: क्या आप संवाद कर रहे हैं या सिर्फ सुंदर आकृतियाँ बना रहे हैं? उन्होंने कहा, 'गलत प्रकार चुनकर हमारे पाठकों के तीन-चौथाई हिस्से को उड़ाना संभव है।' अमेरिकी लेखक और कलाकार ।
तो जब ईमेल की बात आती है तो आपको क्या फोंट चिपका देना चाहिए? MageMail जॉर्जिया, वर्दाना, टाइम्स न्यू रोमन, ट्रेबुचेट एमएस या एरियल की सिफारिश करता है।
13 सबकुछ साबित कर दो।
Shutterstock
ईमेल लिखते समय, संभावना है, आप एक गलती करने जा रहे हैं, आप केवल मानव हैं। हालाँकि, गलतियों को अक्सर अतीत में नहीं देखा जाता है जब यह ईमेल पर काम करता है। में व्याकरणिक जनमत लगभग 2,000 उत्तरदाताओं में से 67 प्रतिशत ने कहा कि यह था नहीं ईमेल में टाइपो बनाने के लिए ठीक है, जबकि केवल 6 प्रतिशत ने सोचा कि यह एक स्वीकार्य गलती थी।
14 अंतिम ईमेल पता दर्ज करें।
Shutterstock
अपने 40 के दशक में कैसे डेट करें
यह सुनिश्चित करने का सबसे आसान तरीका है कि आप किसी ईमेल को तैयार होने से पहले न भेजें या इससे पहले कि वह किसी भी टाइपोस को साफ न कर दे? प्राप्तकर्ता के ईमेल पते पर प्रवेश करने से पहले सब कुछ टिप-टॉप आकार में होने तक प्रतीक्षा करें। जैसा कि आप जानते हैं, बनाना ईमेल की गलतियाँ गलत धारणा बनाने के लिए सबसे आसान में से एक है।
'यह सिर्फ व्यावसायिकता नहीं है कि मुद्दा है,' करेन केसलर , एवरग्रीन पार्टनर्स के अध्यक्ष ने बताया फोर्ब्स । 'जो कुछ दांव पर लगा है वह कर्मचारी और कंपनी या संगठन की प्रतिष्ठा है। हमने खराब ईमेल निर्णयों को कर्मचारी के लिए नकारात्मक परिणामों की ओर ले जाता है-बर्खास्तगी के लिए और संगठन के लिए भी- मुकदमेबाजी। '
15 और अपने प्राप्तकर्ता के नाम की ट्रिपल जांच करें।
Shutterstock
एक बड़ी गलती जो आपको बचनी चाहिए, वह आपके प्राप्तकर्ता के नाम को गलत बता रही है, इसलिए भेजने से पहले ट्रिपल-चेक करना सुनिश्चित करें। कई लोग अधिनियम देखें का गलत वर्तनी आलसी और असंगत के रूप में एक नाम, ख़ास तौर पर जब ईमेल पते में सही वर्तनी है। यदि आप गलती से गलती करते हैं तो आपको क्या करना चाहिए? कैथरीन शैनले माई रेड पेन एडिटिंग के मालिक, कहते हैं तत्काल माफी आपकी विश्वसनीयता बनाए रखने की कुंजी है।
16 व्यावसायिक व्यवसाय के लिए, एक पेशेवर ईमेल पते का उपयोग करें।
Shutterstock
जबकि एक व्यक्तिगत ईमेल पता मित्रों या परिवार के साथ उपयोग करने के लिए ठीक है, इसे व्यावसायिक व्यवसाय के दायरे से बाहर रखें। यह विशेष रूप से एक में महत्वपूर्ण है उपभोक्ता-विक्रेता परिस्थिति। ए 2016 पिताजी जाओ 1,000 अमेरिकियों के सर्वेक्षण से पता चला है कि 75 प्रतिशत का मानना है कि एक ऑनलाइन व्यवसाय पर भरोसा करने में एक पेशेवर ईमेल एक महत्वपूर्ण कारक है, और 33 प्रतिशत एक विक्रेता की वैधता पर संदेह करेंगे यदि उन्होंने एक व्यक्तिगत ईमेल पते का उपयोग किया।
GoDaddy के मुख्य उत्पाद अधिकारी, 'आप वास्तविक जीवन में या ऑनलाइन, पहली छाप कभी नहीं भूलते,' स्टीवन एल्ड्रिच में कहा बयान । 'अक्सर ग्राहक के साथ आपकी पहली सीधी बातचीत ईमेल पर होती है और इसलिए इस संदर्भ में पेशेवर दिखना बेहद महत्वपूर्ण है।'
17 याद रखें कि कुछ भी साझा किया जा सकता है।
Shutterstock
चाहे वह अग्रेषण के माध्यम से हो, बीसीसी-आईएनजी या बस किसी के चेहरे में अपना फोन चमकाने के लिए, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि आप ईमेल में जो कुछ भी लिखते हैं वह इच्छित प्राप्तकर्ता के अलावा किसी और द्वारा देखा जा सकता है। इसलिए, आपके सभी ई-संचार पेशेवर और जोखिम मुक्त होने चाहिए। आखिरकार, ईमेल भी हो सकते हैं अदालत में स्वीकार्य , इसलिए यह सबसे अच्छा है कि कभी भी आपके खिलाफ इस्तेमाल होने वाली किसी भी चीज़ को न भेजें। और अपने काम के जीवन को बेहतर बनाने के और तरीकों के लिए, देखें वर्किंग स्मार्टर के लिए 25 जीनियस ट्रिक्स और नॉट हार्डर ।
अपना सर्वश्रेष्ठ जीवन जीने के बारे में अधिक आश्चर्यजनक रहस्य खोजने के लिए, यहाँ क्लिक करें हमें इंस्टाग्राम पर फॉलो करने के लिए!
