छह-बिंदु-तीन। टेक दिग्गज, एडोब द्वारा हाल ही में किए गए एक अध्ययन के अनुसार, हर एक दिन ईमेल का जवाब देने के लिए अमेरिकी कितने घंटे खर्च करते हैं, इसके अनुसार यह कितने घंटे है। दूसरा तरीका रखो: तुम एक पूरा खर्च करो तीसरा आपके जागने वाले जीवन को आपके इनबॉक्स से चिपके हुए, संदेश के थ्रेड्स का जवाब देना, जो स्पष्ट रूप से, पांच मिनट की IRL चैट पर बाहर किया जा सकता है। कुछ देना होगा।
शुक्र है, कि कुछ देने के लिए, कई मामलों में, एक बटन मारना जितना आसान है। कोशिश की गई और सच्ची रणनीति की एक श्रृंखला को लागू करके, आप ईमेल पर बिताए अपने घंटों को कुछ भी नहीं कर सकते हैं। ज़रा सोचिए: यदि आपने कभी भी मैन्युअल रूप से फिर से अनुलग्नक डाउनलोड नहीं करना है तो आप कितना समय बचाएंगे? या क्या होगा यदि आप ईथर से जल्द-से-जल्द भेजे गए ईमेल को वापस खींच सकते हैं, जिससे आपको समय की बचत होती है (और घबराहट होती है) एक 'मैं बहुत माफी चाहता हूँ' का मसौदा तैयार करने में खर्च किया, मेरा मतलब यह नहीं था कि ईमेल भेजें?
हाँ, यह सब इंटरनेट jujitsu संभव है। हमने एक साथ 17 सबसे अच्छे समय की बचत, जीवन-बेहतरी, दक्षता बढ़ाने वाले ईमेल हैक को नीचे कर दिया है। तो पढ़िए, क्योंकि वह इनबॉक्स शून्य प्रतीक्षा करता है। और अधिक तरीकों के लिए अपने 6.3 घंटे का सबसे अधिक करने के लिए, याद नहीं है 15 कोल्ड ओपन बिजनेस ईमेल जो आपको अलग करते हैं ।
1 बड़े पैमाने पर सदस्यता समाप्त।
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यह एक अच्छा शर्त है कि आपका इनबॉक्स फाइनल के दौरान एक वरिष्ठ छात्रावास के रूप में है। यह एक अच्छी बात है, यह भी, कि अधिकांश अव्यवस्था खुदरा विक्रेताओं, संगठनों और अन्य समाचारपत्रकों के दैनिक या साप्ताहिक ईमेल के कारण होती है, जिन पर आपने वर्षों से हस्ताक्षर किए होंगे। का उपयोग करके अनरोल.मे , आप उन सभी सूचियों को ट्रैक कर सकते हैं जिन पर आप हो सकते हैं - और उन सभी से सदस्यता छोड़ें जिन्हें आप अब से जानकारी प्राप्त नहीं करना चाहते हैं। असल में, एक सर्वश्रेष्ठ जीवन सम्पादक 135 सदस्यताएँ पाने के लिए Unroll.me का उपयोग करने में सक्षम था। आप कितने को चालू करेंगे? और कितने आप बिना कर सकते हैं?
2 कीबोर्ड शॉर्टकट चालू करें।
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हम सभी बुनियादी कीबोर्ड शॉर्टकट जानते हैं। (आदेश- सेवा मेरे : सभी का चयन करे। कमान सी : कॉपी। कमान पी : पेस्ट। आदि) लेकिन जीमेल उपयोगकर्ताओं में शॉर्टकट के एक उन्नत सेट को चालू करने की क्षमता है। सबसे पहले, पर जाएं समायोजन । पर क्लिक करें आम टैब। के बारे में के माध्यम से, आप एक देखेंगे कुंजीपटल अल्प मार्ग विकल्प, डिफ़ॉल्ट रूप से बंद। इसे चालू करें, और आप इन आसान कीस्ट्रोक्स तक पहुंच प्राप्त करेंगे:
- सी : एक नया संदेश शुरू करें
- खिसक जाना- सी : एक नई विंडो में एक नया संदेश शुरू करें
- घ : एक नए टैब में एक नया संदेश शुरू करें
- एफ : एक संदेश अग्रेषित करें
- # - एक संदेश को हटा दें
- खिसक जाना- मैं : पढ़े गए संदेश को चिह्नित करें
- खिसक जाना- यू : किसी संदेश को बिना पढ़े चिह्नित करें
- कमान रों : एक संदेश सहेजें
3 और फिर उन्हें स्वचालित करें।
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यदि आपको कीबोर्ड शॉर्टकट के इस संकलन को याद करने में परेशानी हो रही है, कीरोकेट, Google Chrome प्लग-इन, आपको लिखते ही याद दिला देगा। (गैर-आक्रामक रूप से, निश्चित रूप से।) और अधिक तरीके से उत्पादकता मशीन बनने के लिए, जानें हाफ टाइम में अपनी उत्पादकता को दोगुना करने के 15 तरीके।
4 हैशटैग का उपयोग करें।
हां, वास्तव में, सोशल मीडिया के हस्ताक्षर संगठनात्मक उपकरण ईमेल के लिए भी काम करते हैं। अपने हस्ताक्षर के अंत में एक हैशटैग या दो में फेंक दें- ईमेल का वह हिस्सा जो आम तौर पर बंद हो जाता है, इसलिए प्राप्तकर्ता आसान खोज के लिए आपके '#वर्कहार्डप्लेहार्ड' टैग को नहीं देख पाएंगे और न ही उसे पहचान पाएंगे। बस अपने इनबॉक्स के शीर्ष पर खोज फ़ील्ड में हैशटैग टाइप करें और आप इसके साथ कोड किए गए प्रत्येक ईमेल को चालू कर देंगे।
5 'अनसेंड' विकल्प को सक्षम करें।
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हम सब वहाँ रहे हैं: आप एक ईमेल का मसौदा तैयार करते हैं, इसे ईथर में भेजते हैं, और तुरंत महसूस करते हैं, ओह तेरी, वह संदेश भेजने के लिए तैयार नहीं था। यह पता चलता है कि आप एक सहायक देरी को स्थापित करके अपने संदेशों को कगार से वापस ला सकते हैं। उदाहरण के लिए, जीमेल पर समायोजन , तब फिर आम । तुम पाओगे पूर्ववत करें बटन पांचवें विकल्प के रूप में। इसे चालू करें। आप 10 सेकंड के अंतराल के ड्रॉप-डाउन मेनू से चयन कर सकते हैं कि वे आपके संदेश को अच्छे के लिए रवाना होने से पहले कितना समय देंगे।
6 उस सुविधा को 10 सेकंड तक सेट करें।
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एक टिप: यदि आप ईमेल का उपयोग वास्तव में त्वरित संदेश सेवा के रूप में करते हैं, तो हम सेटिंग करने की सलाह देते हैं पूर्ववत करें बटन 10 सेकंड के लिए। इस तरह, आपकी प्रतिक्रियाएँ आधे मिनट की देरी पर नहीं भेजी जाएंगी। नहीं, 30 सेकंड ज्यादा आवाज नहीं करता है, लेकिन इसे इस तरह से रखें: यदि आपकी IM सेवा पसंद की है (स्लैक, GChat, Facebook Messenger- जो भी हो) उस लंबे समय के लिए हर आउटगोइंग संदेश का आयोजन करता है, तो आपके संपर्क तेजी से विकसित होंगे।
7 या अंतिम 'फील्ड' भरें।
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इसे अपनाना एक अच्छी आदत है, दोस्तों। (पिछली दो स्लाइड्स देखें)
8 इस साइन ऑफ का उपयोग करें।
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'एक ईमेल के लिए जो' हाय 'या' हैलो 'के अभिवादन के साथ शुरू होता है,' एक समापन जैसे 'सर्वश्रेष्ठ' संगत होगा, '' पेट्रीसिया नेपियर-फिट्ज़पैट्रिक , के संस्थापक और अध्यक्ष न्यूयॉर्क का एटिकेट स्कूल । '' सर्वश्रेष्ठ, 'हालांकि अति प्रयोग, सामान्य रूप से सबसे सुरक्षित बंदियों में से एक है, क्योंकि यह अनौपचारिक और सार्वभौमिक रूप से उपयुक्त है।' यह सही है: इसके अत्यधिक प्रयोग के बावजूद, 'सर्वश्रेष्ठ' है अपने ईमेल पर हस्ताक्षर करने के लिए सबसे अच्छा तरीका है।
9 और यह ईमेल हस्ताक्षर।
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जब आप सड़क पर हों, तो कम से कम, आप कष्टप्रद, भद्दे वाक्यांशों को छोड़ना चाहेंगे ('कृपया किसी भी टाइपोस को माफ कर दें।' '') कुछ सरल, सुरुचिपूर्ण, सीधे-से-बिंदु के बदले में: 'सड़क से भेजा गया।' के अनुसार Ben Dattner , एक कार्यकारी कोच, यह उन सभी बॉक्सों की जांच करता है, जबकि एक केराओक-एस्क वाइब को निकालता है। छोटा आश्चर्य है एक ईमेल स्मार्टफोन हस्ताक्षर हर किसी के पास होना चाहिए।
10 और यह कार्यालय से बाहर का संदेश।
के अनुसार जेन स्कडर , लोयला विश्वविद्यालय शिकागो के बिजनेस स्कूल में एक प्रोफेसर, जब आप एक आउट-ऑफ-ऑफ़िस संदेश भर रहे होते हैं, तो यह वह प्रारूप होता है जो आपको करना चाहिए:
अपने ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं मंगलवार, जून 12 वीं शुक्रवार से शुक्रवार, 15 जून तक ईमेल के उपयोग के बिना OOO हूं। यदि यह जरूरी है, तो कृपया [THE PERSON WHO'S BELOW OF THE CHAIN OF COMMAND- या, यदि आपके पास [THEIRAIL ADDRESS] पर आपका COFFEE-FETCHING ASSISTANT'S NAME] है। अन्यथा, मैं लौटने पर सभी संदेशों का जवाब दूंगा ।
नाइटपिक-स्तरीय विवरणों के लिए, जैसे आपके अंतिम दिन के संदेश को समाप्त करना है या आपका पहला दिन है या नहीं - केवल परामर्श के लिए फ़ोन नंबर शामिल करना है हमारे स्पष्ट रूप से बहुत मामले पर व्यापक गाइड।
11 प्रदर्शन घनत्व बदलें।
जीमेल उपयोगकर्ता अपने इनबॉक्स के लिए तीन अलग-अलग डिस्प्ले घनत्व से चुन सकते हैं: आरामदायक, आरामदायक और कॉम्पैक्ट। आपके इनबॉक्स प्रदर्शन में प्रत्येक संदेश के बीच कितना सफेद स्थान मौजूद है, इससे डिस्प्ले घनत्व अधिक प्रभावित नहीं करता है। यह वरीयता के मामले से थोड़ा अधिक है, लेकिन इसके बारे में सोचें, ठीक है, एक शब्द कागज। आरामदायक डबल-लाइन वाले रिक्ति की तरह है, जहां आरामदायक सिंगल-लाइन रिक्ति है, और कॉम्पैक्ट हाफ-लाइन रिक्ति के समान है।
12 संग्रह करना न भूलें।
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आप अपने इनबॉक्स से ईमेलों को समाप्त कर सकते हैं, उन्हें कचरा फ़ोल्डर के माध्यम से अस्तित्व से पूरी तरह से शुद्ध किए बिना। व्यक्तिगत संदेशों को 'संग्रह' करके, वे तुरंत आपके इनबॉक्स और आपके सभी फ़ोल्डरों से छिप जाएंगे। यदि आप आवश्यक हैं, तो आप खोज फ़ंक्शन के माध्यम से, यदि आवश्यक हो, तो उन्हें ट्रैक कर सकते हैं। जीमेल पर, आप संदेशों को विषय रेखा के बगल में दिखाई देने वाले छोटे 'x' पर क्लिक करके उन्हें तुरंत संग्रहीत कर सकते हैं।
13 दो मिनट के नियम का पालन करें।
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सभी पट्टियों के उत्पादकता विशेषज्ञों द्वारा चैंपियन, दो मिनट का नियम ईमेल-संबंधित तनाव से निपटने का एक निश्चित तरीका है। यहां बताया गया है कि यह कैसे काम करता है: यदि आप किसी ईमेल के बारे में दो मिनट या उससे कम समय में जवाब दे सकते हैं और भूल सकते हैं, तो तुरंत निपटें। यदि नहीं, तो इसे बाद के लिए अलग रखें।
14 अपनी ईमेल प्रतिक्रियाओं को बैचें।
समय की राशि पर वापस कटौती करने के लिए आप स्क्रीन पर चिपके हुए दिमाग को पीछे छोड़ते हुए आगे-पीछे आदान-प्रदान करते हैं, अपने दिन के समय को 'ईमेल प्रतिसाद' अवधियों के रूप में नामित करते हैं। (हो सकता है कि यह सुबह में एक घंटा हो, और दोपहर में 90 मिनट। हो सकता है कि यह दोपहर के भोजन के तीन घंटे बाद हो। जो भी आपके लिए काम करता है!) फिर, केवल इन टाइमफ्रेम के दौरान ईमेल का जवाब दें- और कभी नहीं उनके बाहर।
15 अपने ईमेल को 140 अक्षरों पर कैप करें।
हां, एक ट्वीट की तरह (या कम से कम एक पूर्व 280 क्रांति ट्वीट)। जैसा एंड्रयू बैग सोशल नेटवर्क, गैब के सीईओ ने एक माध्यम में सलाह दी पद , अपने ईमेल को यथासंभव कम रखना सबसे अच्छा है। 'मैं आपको समस्या को हल करने में मदद करना चाहता हूं। मैं Y और Z सुझाव देता हूं कि हम कनेक्ट करते हैं। क्या आप चैट करने के लिए स्वतंत्र हैं? ' जो भी हो, फूलों के सलाम की कोई जरूरत नहीं है।
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16 ऑटो-डाउनलोड में संलग्नक सेट करें।
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यदि यह, तो वह (IFTTT) ईमेल-अनुकूलन वाला ऐप, विशिष्ट भाषा में सेट करने में आपकी सहायता कर सकता है, 'इसलिए बोलने के लिए, जो बिचौलिया-प्रकार के नारे का एक गुच्छा काट देगा। उदाहरण के लिए: यदि किसी इनकमिंग ईमेल में अटैचमेंट है, तो IFTTT अपने आप आपके Google ड्राइव पर डाउनलोड कर देगा।
17 ईमेल का जवाब घंटों तक न दें।
यह कोई रहस्य नहीं है कि अमेरिकियों को ओवरवर्क किया जाता है - और, जैसा कि एडोब अध्ययन से पता चला है, उस ओवरवर्क में से अधिकांश अक्सर ईमेल से आता है। इसीलिए, इस साल की शुरुआत में, न्यूयॉर्क सिटी काउंसिल के सदस्यों ने एक बिल पेश किया, जो कंपनियों के लिए गैरकानूनी होगा ताकि कर्मचारियों को घंटों बाद ईमेल की जाँच करने की आवश्यकता हो। (यह फ्रांस में वर्तमान में ऑन-द-बुक्स कानून से प्रेरित है, जहां 50 से अधिक कर्मचारियों वाली कंपनियों को घंटों के काम के बाद सख्त दिशानिर्देश निर्धारित करने पड़ते हैं, अन्यथा उन्हें वित्तीय दंड का सामना करना पड़ता है।)
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