ईमेल लिखना नेविगेट करने के लिए एक मुश्किल बात हो सकती है । आखिरकार, आपके द्वारा लिखा गया प्रत्येक शब्द प्राप्तकर्ता द्वारा एक तरह से लिया जा सकता है, जिसका आप जरूरी मतलब नहीं था। क्लिच, खराब एंडिंग, और कमजोर शुरुआत सभी व्यक्ति को विचलित कर सकती है आप अपने संदेश के असली उद्देश्य से ईमेल कर रहे हैं। और सबसे आम वाक्यांशों में से एक जिसे लोग अपने ईमेल में फेंकते हैं, उसे अक्सर प्राप्तकर्ता द्वारा गलत समझा जाता है: 'मुझे उम्मीद है कि यह ईमेल अच्छी तरह से ढूंढता है।'
के अनुसार डायना लस्कू , ए ईमेल विपणन विशेषज्ञ Flipsnack के साथ, बहुत से लोग इसे अपने ईमेल को शुरू करने के लिए एक ग्रीटिंग के रूप में उपयोग करते हैं, इसके बारे में वास्तव में सोचने के बिना भी। ऐसा इसलिए है क्योंकि अक्सर इसे 'ईमेल के लिए सुरक्षित शुरुआत' माना जाता है।
'यह किसी प्रकार की सहानुभूति उत्पन्न करना है। यह ईमेल शिष्टाचार में गहराई से निहित है और अब आपके ईमेल को शुरू करने के लिए पहले से कहीं अधिक सही वाक्यांश लगता है। सिवाय इसके, यह नहीं है, 'वह कहती हैं। 'यह कई बार रास्ते के लिए इस्तेमाल किया गया है कि यह अपना अर्थ खो चुका है, और आजकल एक मजाक की तरह है।'
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मुख्य मुद्दा यह है कि बहुत से लोग इस वाक्यांश को ऐसे लोगों को भेजते हैं जिन्हें वे जानते भी नहीं हैं। जेम्स जेसन , को मुख्य विपनण अधिकारी मितरद कहते हैं, इस वाक्यांश का उपयोग अक्सर 'बर्फ तोड़ने और करने के लिए किया जाता है कनेक्शन का एक रूप बनाएं 'आपके ईमेल के प्राप्तकर्ता के साथ, जो अक्सर एक पेशेवर अजनबी होता है।
जेसन कहते हैं, 'लोग यह मानते हैं कि अभिनय के रूप में अगर वे प्राप्तकर्ता की परवाह करते हैं, तो वे पढ़ने और स्वीकार किए जाने की संभावना बढ़ाते हैं।' 'मुझे लगता है कि यह उन लोगों के लिए आरक्षित होना चाहिए जो एक-दूसरे को जानते हैं या पिछले कनेक्शन के कुछ रूप हैं। अन्यथा, एक अजनबी के बारे में परवाह करने का दिखावा बहुत बुरी तरह से कर सकता है। '
अधिकांश समय, यदि आप किसी अजनबी को ईमेल कर रहे हैं, तो आपको पता नहीं है कि उनके जीवन में क्या चल रहा है। और वाक्यांश 'मुझे आशा है कि यह ईमेल आपको अच्छी तरह से मिल रहा है' शायद किसी ऐसे व्यक्ति के साथ अच्छी तरह से नहीं उतरेगा जो कठिन समय से गुजर रहा है, जैसे परिवार में मृत्यु, एक पेशेवर झटका या तलाक। कभी-कभी इसे माफ किया जा सकता है क्योंकि प्राप्तकर्ता जानता है कि प्रेषक को उनकी व्यक्तिगत परिस्थितियों के बारे में पता नहीं है, लेकिन महामारी के दौरान, लस्कू का कहना है कि यह विशेष रूप से परेशानी है क्योंकि हर कोई जानता है कि 'ज्यादातर लोग ठीक नहीं हैं।'
'के साथ समस्या एक वैश्विक महामारी के दौरान इस वाक्यांश का उपयोग करना क्या यह स्वर-बधिर के रूप में आता है, 'कहते हैं किम्बर्ली स्मिथ , विपणन चरनी जो ईमेल विपणन रणनीति की देखरेख करते हैं राजधानी में स्पष्ट करें। 'COVID ने पूरे उद्योगों और अर्थव्यवस्थाओं को बाधित किया है और पूरे समाजों के भावनात्मक, मानसिक और शारीरिक कल्याण को चुनौती दी है।'
स्मिथ के अनुसार, सहानुभूति और सामाजिक कर्तव्यनिष्ठा दो चीजें हैं जो कठिन समय में अभ्यास करने के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण हैं। और जबकि ईमेल अक्सर देखा जाता है व्यक्तिगत के बजाय अधिक पेशेवर , आपके पास अभी भी एक ईमेल परिचय होना चाहिए जो एक 'जागरूकता के निश्चित स्तर को दर्शाता है कि प्राप्तकर्ता क्या महसूस कर रहा है।'
वह कहती हैं, 'मुझे उम्मीद है कि यह ईमेल आपको अच्छी तरह से पता है' पढ़ता है जैसे आप कमरे में हाथी को अनदेखा कर रहे हैं, प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच एक डिस्कनेक्ट कर रहा है, 'वह कहती हैं।
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जेसन कहते हैं कि वह ईमेल करते समय क्लिच वाक्यांशों से दूर रहने की सलाह देंगे, खासकर यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं जिसे आप नहीं जानते हैं। उनका कहना है कि उनके नाम के पीछे एक सरल 'हैलो' एक प्राकृतिक अभिवादन है जो किसी की भावनाओं या निजी जीवन का उल्लंघन नहीं करता है। ' साथ ही, यह दिखाता है कि आपके संदेश को जारी रखने से पहले आप जिस व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं उसका अभिवादन करके आप कुछ शिष्टाचार रखते हैं।
हालांकि, यदि आपने अतीत में इस व्यक्ति के साथ बातचीत की है, तो उस का उपयोग करें, जेसन कहते हैं। 'उदाहरण के लिए, कहते हैं,' हम लिंक्डइन पर मिले ... 'और अपनी बात कहें। उन्होंने कहा कि लोग इस बात पर विचार करने में व्यस्त हैं कि आप कौन हैं या क्यों एक अजनबी जानना चाहता है कि वे कैसे कर रहे हैं, यह अनुमान लगाने की कोशिश कर रहे हैं। और अधिक ईमेल त्रुटियों से बचने के लिए, यह एक ईमेल, अनुसंधान से पता चलता है अंत करने के लिए सबसे खराब तरीका है ।
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